4 passos que você precisa fazer para garantir o compartilhamento seguro de arquivos em sua empresa

Em uma pesquisa realizada pelo Biscom, 95% dos funcionários pesquisados ​​disseram que conseguiram tirar dos dados de suas empresas que não trabalhavam sozinhos. Esse cenário ocorre apesar dos métodos que as empresas implementaram para transferir dados para dentro e para fora de suas empresas com segurança.

A maioria das empresas já conta com software de compartilhamento de arquivos para garantir a comunicação e a transferência efetiva de documentos confidenciais em seus escritórios. Mas essas empresas agora dependem muito da internet para armazenamento de arquivos e comunicação também.

E, desconheço a maioria das pessoas, muitos desses dados on-line são armazenados pelo provedor de serviços de Internet (ISP) , tornando vulneráveis ​​os arquivos, senhas e comunicações de uma empresa. Ter esses arquivos da empresa nas mãos erradas pode levar a sérios problemas como roubo de identidade ou até mesmo fraude.

Certamente,  os serviços de compartilhamento de arquivos trazem vários benefícios , como a capacidade de transferir arquivos maiores. No entanto, a facilidade com que os arquivos podem ser compartilhados no ambiente de escritório os deixa vulneráveis ​​a ameaças.

Como você pode impedir que seus arquivos sejam transferidos para pessoas não autorizadas? E, como proprietário de uma empresa, o que você pode fazer para garantir que sua empresa não corra o risco de comprometer seus documentos confidenciais? Aqui estão quatro coisas que você precisa saber sobre o compartilhamento de arquivos em sua empresa.

1. Eduque sua equipe sobre o risco envolvido no compartilhamento de arquivos.

A conscientização é fundamental para garantir a segurança. É por isso que a primeira coisa que você precisa fazer é informar a equipe inteira sobre os riscos que eles enfrentam ao compartilhar arquivos ou usar software de compartilhamento de arquivos. Você pode configurar sistemas sofisticados com segurança rígida, mas se os usuários não tiverem ideia de por que você os configurou, sua empresa continuará vulnerável.

Paul Kubler, analista de segurança cibernética e forense digital da LIFARS, disse ao Digital Guardian que, juntamente com o treinamento regular de seus funcionários sobre os riscos envolvidos, os líderes devem bloquear os centros de compartilhamento não aprovados que podem ser usados ​​para vazar dados da empresa. Além disso, para garantir que estejam protegidos, os  funcionários devem ser informados sobre segurança geral. 

Informe os membros da sua equipe sobre os perigos que eles enfrentam quando compartilham documentos do escritório. Todos os funcionários têm um papel importante a desempenhar na promoção da segurança da empresa. Então, deixe-os saber porque é importante que esses arquivos não cheguem às mãos erradas.

2. Saiba quem tem acesso aos arquivos na nuvem.

O armazenamento em nuvem disponibiliza documentos para qualquer pessoa em seu escritório que precise deles. Como os documentos são armazenados na nuvem, você não precisa se preocupar com os arquivos perdidos ou com a preocupação de recuperá-los .


O armazenamento na nuvem, como o Dropbox, permite que você compartilhe um arquivo com um colega de trabalho por meio de um link direto para o documento na nuvem ou acesso a esse arquivo por email . Isso é útil e conveniente. Mas você precisa se certificar de que está compartilhando o link apenas com destinatários autorizados. Para essa garantia, você pode ter que atualizar para o Dropbox Professional. Isso permite que você defina permissões para que os links para os arquivos armazenados possam ser acessados ​​apenas por pessoas autorizadas.

Existem outros sistemas de armazenamento de arquivos baseados em nuvem que permitem definir e gerenciar permissões para acessar arquivos no sistema. O Box , por exemplo, é um sistema de armazenamento de arquivos baseado em nuvem que oferece várias opções de compartilhamento, além de um recurso de rastreamento sofisticado, para que você saiba a quem o documento foi enviado, quem o abriu e quem o compartilhou.

3. Atualize seus sistemas de gerenciamento de conteúdo.

Os desafios de segurança da informação que as empresas enfrentam estão evoluindo. É importante que o sistema de compartilhamento de arquivos usado no escritório combata os desafios de segurança vigentes.

Verifique se há atualizações nos sistemas de gerenciamento de conteúdo que você está usando atualmente. Atualize seus sistemas para gerenciar e proteger com eficiência arquivos confidenciais na rede. Naturalmente, novos sistemas significam outra rodada de treinamento para seus funcionários, mas o investimento vale a pena. Portanto, certifique-se de que sua equipe esteja bem treinada e familiarizada com o software atualizado.

4. Opte por um sistema integrado em vez de um sistema autônomo.

Um sistema autônomo pode fornecer a segurança de que você precisa, mas é limitado apenas a uma única função, como segurança de email . Garantir a segurança de e-mail é apenas um dos vários aspectos da configuração corporativa que precisam de proteção. Você ainda precisará obter um sistema independente dedicado ao compartilhamento de arquivos ou outro software para bloquear os buracos que tornam os arquivos em seu escritório vulneráveis. No entanto, se você optar por um sistema integrado que garanta segurança efetiva na comunicação do escritório e no compartilhamento de arquivos, poderá ficar tranqüilo com a segurança de seus documentos confidenciais.

As etapas acima ajudarão a manter os arquivos da sua empresa seguros e monitorarão o que acontece com eles. Ainda mais, eles reduzirão o risco de exposição e vulnerabilidade desnecessárias, permitindo que você saiba onde seus arquivos estão indo e monitore efetivamente o que acontece com eles.

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